会社が成長するにつれて、創業時のオフィスでは手狭になったり、業務を進めるうえで不便を感じるようになることがあります。
それは、会社が順調に成長している証拠！ オフィス移転を検討する時期ですよね。
自社にとって良い物件を見つけるためのポイントについて、まとめました。
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まずはオフィス移転を考えた理由や自社の未来像を整理する
東京都内でオフィス移転の理由として多いのは、「業容拡大」だそうです。他には「立地や交通アクセスの良いビルへの移転」、「耐震性の優れたビルへの移転」などが続きます。
さらに、「オフィス面積の拡大または縮小」、「拠点の集約や統合」、「サービス向上」なども、オフィス移転の理由としてあげられます。
賃貸オフィス物件を探す前に、どうしてオフィス移転をするのかを整理し、今抱えている問題や不満が、移転したらどのように解決されるのかをイメージしておきましょう。
そうすることによって、物件選びの際に重視するべきポイントが明確になります。
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担当者と、「譲れない条件」や「移転時期」などを打ちあわせる
オフィス移転事業は、時間のかかる大仕事です。 一般的には、実際の移転の半年かそれ以上前に準備を始めなければ間に合わないと言われています。
特に、物件選びには大変な労力を要します。時間も費用もかかります。だから、失敗はしたくないですよね。
そのためには、事前に移転プロジェクトの担当者や責任者を決めましょう。そして、担当者全員で、オフィス移転に際して譲れない条件や具体的な移転時期などを決めましょう。
移転時期を決めるときは、まず現在のオフィスの賃貸契約解約予告期間を確認し、違約金が発生したりトラブルが起きたりしないようにしましょう。
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好アクセスで訪問者にもわかりやすい物件は、効率アップの必須条件
オフィス物件の選定条件は会社によってさまざまですが、一つだけどの会社にも共通するはずの重要なポイントがあります。
それは、できるだけ交通アクセスのよい物件を選ぶべきということです。たとえば、東京駅、新宿駅、品川駅などのメジャーな駅ならば、わかりやすくて乗り入れ路線も多いので、訪問者はあなたの会社へ来るのを躊躇しません。
社員も外出時の移動時間を節約できますから、フットワークが軽くなり、業務効率は良くなります。
通信手段が発達した時代でも、取引先と直接会って話すほうが業務を進めやすいということは多いもの。
好アクセスなオフィスは、効率アップの必須条件なのです。
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設備状況をチェック！ 照明は？会議室は？ トイレは？
立地や交通アクセスの面で良い物件を見つけたら、今度は設備についてもチェックしましょう。
築年数、耐震性、空調設備、照明の数や種類、セキュリティ対策などに問題がないかを確認します。会議室の数とサイズについても確認しましょう。
また、多くのオフィスビルではトイレが共用部分にあります。つまり訪問者も利用するわけです。
会社にマイナスイメージを持たれることがないように、きれいで使いやすいトイレか、個室の数は十分か、女性が気持ちよく使えるか、明るい空間でメイク直しできるかなどを確認したいものです。
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ビルに入居している会社や周辺環境は問題ない？
オフィス物件を探すときは、周辺環境をチェックすることも大切です。
立地や交通アクセスは申し分ないという物件を見つけたら、その物件の周囲にどのようなお店や会社があるのかをよく確認しましょう。
また、同じビルやごく近いところに競合他社がいないかも確認が必要ですね。お客様の視点で見ると、競合他社が近くにいたら、あなたの会社を通して情報が洩れる可能性も考えるはずだからです。
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理想的な立地にあって賃料も安く、自社の業務の進め方にマッチしたオフィス物件がいくらでもあればいいのですが、残念ながら多くの場合、100％希望通りという物件はなかなか見つかりません。
それでも「オフィス移転してよかった！」と思える物件を契約するためには、コスト面である程度の妥協が必要になる場合もあるでしょう。
リーマンショックの後しばらくは、賃料の安い物件への移転を考える会社が多かったようですが、現在では全般的に、コストセーブよりも戦略的観点から物件選びをする会社が増えています。
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